Kontrola w MiG Lipsko

Listen to this article

Regionalna Izba Obrachunkowa – Wystąpienie pokontrolne
dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego w dniu 05.06.2023 r.

Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych
(t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1325) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r.
w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej
organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167, poz. 1747)
przeprowadzona została w okresie od 21.04.2023 r. do 05.06.2023 r. kontrola kompleksowa gospodarki
finansowej Miasta i Gminy Lipsko.
Kontrola objęła okres od 01.01.2021 r. do 31.12.2021 r., wybrane zagadnienia z 2020 r., 2022 r. oraz
2023 r. i przeprowadzona została zgodnie z ramowym zakresem kontroli kompleksowej gospodarki
finansowej jednostki samorządu terytorialnego.
W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności kontrolowanej jednostki,
na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy, kieruję następujące wystąpienie pokontrolne:

Ustalenia ogólnoorganizacyjne

1. Stwierdzono:
nie powołano zastępcy Burmistrza Miasta i Gminy Lipsko (str. 1 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
powołać – w drodze zarządzenia – zastępcę Burmistrza Miasta i Gminy Lipsko, stosownie do przepisów art. 26a ust. 1 w związku z art. 11a ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 40 z późn. zm.) i art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 530).

Księgowość i sprawozdawczość

2. Stwierdzono:
nie zachowano zgodności obrotów i sald konta 133 – „Rachunek budżetu” z wyciągami bankowymi (str. 6 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
zapisów na koncie 133 dokonywać na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi
zachodzić zgodność zapisów między jednostką a bankiem, stosownie do zasad funkcjonowania konta
określonych w „Planie kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącym załącznik
Nr 2 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej
(t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 342).

3. Stwierdzono:
dokumentacja opisująca zasady (politykę) rachunkowości nie zawierała opisu systemu informatycznego wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych (str. 7 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
dokumentację opisującą zasady (politykę) rachunkowości uzupełnić o opis systemu informatycznego
wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych, który powinien zawierać wykaz programów,
procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów
i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia
dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty
rozpoczęcia jego eksploatacji, stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.).

4. Stwierdzono:
nie egzekwowano obowiązku złożenia informacji o gruntach, w związku z nabyciem gruntów przeznaczonych na powiększenie już istniejącego gospodarstwa rolnego (str. 26, 27, 28 protokołu kontroli).

Wnioskuję:
na podstawie art. 272 pkt 1 lit. a i art. 274a § 1 w związku z art. 3 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.), wzywać podatników do wypełnienia
obowiązku złożenia organowi podatkowemu informacji o gruntach, wynikającego z przepisów art. 6a
ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 333).

5. Stwierdzono:
pracownikowi Urzędu Miasta i Gminy Lipsko, zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, przyznano dodatek specjalny w kwocie wyższej niż maksymalna wysokość dodatku specjalnego określona w regulaminie wynagradzania (str. 35 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
dodatek specjalny – pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę – przyznawać
w wysokości nieprzekraczającej maksymalnej wysokości dodatku specjalnego określonej w regulaminie
wynagradzania, mając na uwadze art. 39 ust. 2 pkt 2 w związku z art. 4 ust. 1 pkt 3 i art. 39 ust. 1 ustawy
o pracownikach samorządowych.

6. Stwierdzono:
pracownikowi Urzędu Miasta i Gminy Lipsko przyznano dodatek specjalny na okres od 01.12.2020 r. do 31.12.2021 r. „z tytułu zwiększenia obowiązków służbowych”, bez określenia, na czym miało polegać zwiększenie obowiązków służbowych (str. 36 protokołu kontroli).

Wnioskuję:
przyznając dodatek specjalny z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych, wskazywać jakie obowiązki zostały zwiększone – w związku z okolicznościami uzasadniającymi przyznanie dodatku – mając na uwadze art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych, art. 94 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465), § 3 pkt 2 lit. c rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369 z późn. zm.).

7. Stwierdzono:
w zakresie nagród przyznanych w maju 2021 r., w aktach osobowych pracowników Urzędu Miasta i Gminy Lipsko nie złożono odpisów zawiadomień o przyznaniu nagrody (str. 37 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody zamieszczać w aktach osobowych pracownika, stosownie do art. 105 zdanie drugie ustawy Kodeks pracy w związku z § 3 pkt 2 lit. l rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest:
− Burmistrz Miasta i Gminy Lipsko,
− Skarbnik Miasta i Gminy Lipsko.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia
pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia.